Jawaban singkat: Template pesan pengiriman pembeli menjelang Lebaran sebaiknya mencakup empat momen: pengumuman batas order, konfirmasi kirim dengan nomor resi dan link lacak, kabar saat paket terlambat, dan pengumuman libur toko. Kirim sebelum pembeli bertanya, tulis tanggal yang konkret, dan sebut waktu sampai sebagai estimasi dari kurir, bukan janji.

Akhir Maret sampai awal April 2025 nyaris penuh hari libur nasional dan cuti bersama: cuti bersama Nyepi 28 Maret, Nyepi 29 Maret, lalu libur Idul Fitri 31 Maret dan 1 April menurut SKB 3 Menteri, disusul cuti bersama 2, 3, 4, dan 7 April. Jadwal operasional kurir biasanya diumumkan menjelang hari raya, jadi pantau kanal resmi kurir dan sesuaikan tanggal di template berikut. Semua tanggal di contoh hanyalah ilustrasi, bukan batas resmi kurir.

Kapan sebaiknya mengumumkan batas order Lebaran?

Umumkan batas order segera setelah kamu menetapkannya, lalu ulangi beberapa hari sebelum batas itu dan sehari sebelumnya. Pembeli yang tahu batasnya sejak awal bisa memesan lebih cepat, dan kamu tidak perlu menolak pesanan di hari terakhir.

Tabel berikut merangkum kapan setiap pesan dikirim dan lewat saluran apa, supaya tidak ada momen yang terlewat saat pesanan sedang ramai.

Kapan Pesan Saluran
Begitu batas order ditetapkan Pengumuman batas order Siaran, bio, katalog
Beberapa hari dan sehari sebelum batas Pengingat batas order Siaran dan status
Setiap kali paket diserahkan ke kurir Konfirmasi kirim dengan resi Chat pribadi
Saat status paket tidak bergerak Kabar keterlambatan Chat pribadi
Sehari sebelum toko libur Pengumuman libur toko Siaran, bio, katalog
Hari pertama toko buka lagi Kabar toko buka kembali Siaran dan chat pesanan tertunda

Saat menentukan tanggalnya, hitung mundur dari estimasi waktu sampai ke tujuan terjauh yang biasa kamu layani. Kalender lengkap Ramadan sampai libur Lebaran ada di kalender kirim paket Ramadan 2025. Kalau tokomu mengirim barang berat lewat kargo, perhitungkan juga pembatasan truk sumbu tiga atau lebih yang berlaku 24 Maret sampai 8 April 2025, seperti dijelaskan di pembatasan truk Lebaran 2025.

Template pesan pengiriman pembeli: batas order dan libur toko

Dua pesan ini sebaiknya dikirim sebagai siaran ke semua pembeli dan dipasang juga di bio atau katalog.

Pengumuman batas order (contoh):

“Halo Kak, terima kasih sudah belanja di [nama toko] selama Ramadan. Pesanan yang sudah dibayar sampai Senin, 24 Maret pukul 15.00 kami kirim sebelum libur Lebaran. Pesanan setelah itu tetap kami terima, tetapi baru dikirim setelah libur, mulai Selasa, 8 April. Waktu sampai mengikuti estimasi kurir dan bisa lebih lama saat musim ramai.”

Pengumuman libur toko (contoh):

“Halo Kak, [nama toko] libur mulai 31 Maret sampai 7 April. Chat tetap bisa dikirim dan akan kami balas mulai 8 April. Pesanan yang sudah dibayar sebelum libur sudah kami kirim, dan nomor resinya sudah kami kirim ke chat masing-masing.”

Toko buka kembali (contoh):

“Halo Kak, [nama toko] sudah buka lagi mulai hari ini. Pesanan Kakak yang masuk selama libur kami kemas hari ini dan nomor resinya kami kirim begitu paket diserahkan ke kurir. Terima kasih sudah menunggu.”

Sesuaikan jam batas order dengan jam kamu biasa menyerahkan paket ke kurir, supaya pesanan terakhir benar-benar terkirim di hari yang sama. Simpan semua template ini sebagai balasan cepat di aplikasi chat yang kamu pakai, lalu cukup ganti bagian di dalam kurung siku setiap kali mengirim.

Pesan konfirmasi kirim membantu mencegah pertanyaan susulan. Isinya cukup empat hal: nama kurir, nomor resi, link lacak bila ada, dan estimasi dari kurir. Kirim di hari yang sama dengan penyerahan paket, setelah nomor resi terbaca di pelacakan.

Konfirmasi kirim (contoh):

“Halo Kak [nama pembeli], pesanan Kakak sudah kami serahkan ke J&T Express hari ini. Nomor resi: [nomor resi]. Posisi paket bisa dilihat di link ini: [link hasil lacak]. Estimasi dari kurir [jumlah hari], dan menjelang Lebaran bisa bertambah.”

Untuk resi J&T Express dan AnterAja, link hasil lacak bisa dibuat dari cek resi OngkirHub dan berlaku 3 hari. Langkah membuat dan membagikannya ada di cara membagikan status resi ke pembeli. Untuk kurir lain, ganti baris link dengan ajakan melacak di kanal resmi kurir tersebut.

Apa isi pesan saat paket terlambat?

Pesan keterlambatan yang baik punya tiga bagian: permintaan maaf, status terakhir dari resi, dan langkah berikutnya. Jangan menunggu pembeli bertanya dulu bila kamu sudah melihat statusnya tidak bergerak.

Kabar keterlambatan (contoh):

“Halo Kak, mohon maaf paketnya belum sampai. Menurut data kurir, status terakhirnya [status terakhir] pada [tanggal]. Menjelang Lebaran kiriman biasanya lebih padat, jadi sebagian paket tertahan lebih lama di perjalanan. Kami pantau resinya setiap hari dan akan mengabari Kakak lagi besok siang. Kalau statusnya belum berubah sampai [tanggal], kami bantu tanyakan langsung ke kurir.”

Bila status menunjukkan paket gagal diantar, misalnya karena penerima tidak di tempat atau alamat tidak ditemukan, pesannya perlu meminta bantuan pembeli:

“Halo Kak, menurut data kurir paket Kakak belum bisa diantar karena [alasan dari status resi]. Boleh dibantu cek ulang alamat lengkap dan nomor HP penerima? Begitu Kakak konfirmasi, kami teruskan ke kurir supaya paket bisa diantar ulang.”

Kalau kamu memang menghubungi layanan pelanggan kurir, siapkan nomor resi, tanggal kirim, dan alamat tujuan. Ceritakan hasilnya ke pembeli meskipun jawabannya belum memuaskan, karena kabar yang jujur lebih menenangkan daripada diam.

Kata-kata apa yang sebaiknya dihindari?

Waktu sampai ditentukan kurir, jadi hindari kalimat yang terdengar seperti jaminan. Tabel berikut berisi pengganti yang lebih aman.

Hindari Ganti dengan
“Dijamin sampai besok” “Estimasi dari kurir 1 sampai 2 hari”
“Pasti tiba sebelum Lebaran” “Supaya lebih aman, pesan sebelum batas order kami”
“Paketnya aman 100%” “Paket sudah kami kemas rapat dan bisa dilacak dengan nomor resi”
“Itu urusan kurir, Kak” “Kami bantu tanyakan ke kurir dan kabari Kakak lagi”
“Sabar ya, namanya juga Lebaran” “Mohon maaf atas keterlambatannya, ini status terakhirnya”

Intinya

  • Siapkan empat template sejak sekarang: batas order, konfirmasi kirim, keterlambatan, dan libur toko.
  • Tulis tanggal yang konkret dan sebut waktu sampai sebagai estimasi dari kurir.
  • Sertakan nomor resi, nama kurir, dan link lacak bila tersedia.
  • Kabari pembeli lebih dulu saat paket tertahan, jangan menunggu ditanya.