Jawaban singkat: Sistem pre-order online shop berjalan lancar kalau kamu memisahkan dua waktu: masa produksi yang kamu kendalikan dan estimasi waktu sampai dari kurir. Janji ke pembeli adalah masa produksi ditambah buffer, estimasi kirim, dan hari libur yang terlewati. Tulis janji itu sebagai rentang, umumkan tanggal tutup PO, dan kabari pembeli di setiap tahap.
Pre-order atau PO dipakai banyak UMKM: konveksi yang menjahit setelah pesanan terkumpul, toko kue yang memanggang sesuai jadwal, atau penjual barang custom. Komplain biasanya bukan soal menunggu. Komplain muncul karena janji awalnya mencampur waktu produksi dengan waktu kirim, lalu salah satunya meleset.
Apa bedanya masa produksi dan estimasi waktu sampai?
Masa produksi adalah waktu dari PO ditutup sampai barang siap dikirim. Waktu ini milikmu: kamu yang menentukan kapasitas, bahan, dan jam kerja. Estimasi waktu sampai (ETD) adalah perkiraan kurir sejak paket diserahkan sampai diterima pembeli. Angka ini milik kurir, sifatnya estimasi, dan bisa lebih lama saat musim ramai atau libur. Penjelasan lengkapnya ada di artikel arti estimasi waktu sampai (ETD) di hasil cek ongkir.
Dua angka ini harus dijumlahkan, bukan dipilih salah satu:
Janji ke pembeli = masa produksi + buffer + ETD kurir + hari libur dan akhir pekan yang terlewati.
Ada alasan hukum juga untuk tidak asal janji. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen, yang ditetapkan 20 April 1999, dalam Pasal 16 melarang pelaku usaha yang menawarkan barang dan/atau jasa melalui pesanan untuk tidak menepati pesanan dan/atau kesepakatan waktu penyelesaian sesuai dengan yang dijanjikan. Pasal 7 huruf b mewajibkan pelaku usaha memberikan informasi yang benar, jelas, dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang dan/atau jasa. Ini dasar hukum umum, bukan penilaian atas kasus tertentu.
Berapa masa pre-order yang realistis?
Hitung dari kapasitas nyata, bukan dari target. Urutan berikut membantu kamu sampai di angka yang bisa dipegang.
- Catat kapasitas produksi per hari dari pengalaman beberapa minggu terakhir, bukan dari hari terbaikmu.
- Tetapkan kuota PO dari kapasitas dikali jumlah hari produksi, lalu tutup PO begitu kuota penuh.
- Tambahkan buffer untuk bahan yang telat datang, alat yang rusak, atau anggota tim yang sakit.
- Tandai akhir pekan, libur nasional, dan cuti bersama yang jatuh di rentang produksi dan pengiriman.
- Lihat estimasi waktu sampai per layanan ke kota tujuan terbanyak di cek ongkir OngkirHub. Kurir dan layanan yang muncul tergantung rute dan berat.
- Jumlahkan semuanya dan tulis hasilnya sebagai rentang hari, bukan satu tanggal.
- Sesuaikan pengaturan hari persiapan produk PO di Seller Center bila kamu berjualan di marketplace, karena aturannya berbeda tiap platform.
Contoh, hanya ilustrasi dan bukan ketentuan platform: produksi 7 hari, buffer 2 hari, dan ETD kurir 3 sampai 5 hari. Janjinya menjadi 12 sampai 14 hari sejak PO ditutup, ditambah hari libur yang jatuh di rentang itu. Libur Maulid awal bulan ini menunjukkan betapa satu hari libur yang menyambung akhir pekan bisa menggeser jadwal, seperti dibahas di kalender kirim 9.9 dan libur Maulid.
Contoh kalender PO menjelang akhir tahun
Akhir tahun sering dipakai untuk PO kado dan seragam. Menurut daftar SKB 3 Menteri tentang libur 2025 yang dirangkum CNBC Indonesia, Natal jatuh pada Kamis 25 Desember 2025 (libur nasional) dan Jumat 26 Desember 2025 adalah cuti bersama. Tabel berikut memakai contoh produksi 7 hari, buffer 2 hari, dan ETD 3 sampai 5 hari untuk dua gelombang PO. Supaya mudah diikuti, contoh ini memakai hari kalender dan menganggap produksi tetap berjalan di akhir pekan; kalau tokomu libur Sabtu dan Minggu, geser tanggalnya.
| Gelombang | Tutup PO | Produksi dan buffer | Serah ke kurir | Perkiraan sampai (contoh) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Senin, 1 Desember | 2 sampai 10 Desember | Rabu, 10 Desember | 13 sampai 15 Desember |
| 2 | Senin, 15 Desember | 16 sampai 24 Desember | Rabu, 24 Desember | 29 sampai 31 Desember |
Gelombang 2 mendapat tambahan dua hari karena 25 dan 26 Desember jatuh di masa kirim. Anggap dua hari itu tidak bisa diandalkan, dan cek jadwal operasional kurir yang biasanya diumumkan menjelang hari raya. Kalau pembeli butuh barang sebelum Natal, arahkan ke gelombang 1.
Bagaimana menulis pengumuman dan update PO?
Pembeli PO paling tenang kalau mendengar kabar tanpa harus bertanya. Tiga momen ini cukup, dan semua kalimatnya bisa kamu sesuaikan.
Saat membuka PO
“PO (nama produk) dibuka sampai Senin, 1 Desember atau sampai kuota terpenuhi. Produksi dimulai setelah PO ditutup, dan paket dikirim sekitar 10 Desember. Perkiraan sampai 3 sampai 5 hari setelah dikirim, tergantung kota dan layanan kurir.”
Saat produksi selesai dan paket dikirim
“Kabar baik, pesanan PO Kakak sudah selesai diproduksi dan hari ini diserahkan ke kurir. Nomor resinya (nomor resi), layanan (nama kurir dan layanan). Perkiraan sampai 3 sampai 5 hari ke depan.”
Saat ada keterlambatan
“Mohon maaf, produksi PO mundur sekitar 3 hari karena bahan dari pemasok terlambat datang. Perkiraan kirim baru sekitar 13 Desember. Kalau Kakak keberatan menunggu, balas pesan ini dan kami bantu sesuai kebijakan toko.”
Simpan link hasil lacak atau nomor resi di pesan kedua supaya pembeli bisa memantau sendiri. Urutan kerja hariannya bisa kamu masukkan ke SOP pengiriman harian toko online.
Kesalahan yang sering terjadi dalam sistem pre-order
- Menjanjikan tanggal sampai pasti. ETD adalah estimasi. Satu tanggal pasti sering jadi sumber komplain.
- Lupa hari libur. Libur nasional dan cuti bersama di tengah masa produksi atau kirim menggeser semua tanggal.
- Mencampur waktu produksi dan waktu kirim. Menulis “PO 7 hari” tanpa menjelaskan apakah itu sampai dikirim atau sampai diterima.
- Tidak memberi buffer. Kapasitas produksi jarang berjalan mulus setiap hari.
- Diam saat terlambat. Pembeli lebih mudah menerima kabar buruk yang datang lebih awal daripada keterlambatan tanpa penjelasan.
Intinya
- Pisahkan masa produksi (milikmu) dan estimasi waktu sampai (milik kurir), lalu jumlahkan.
- Tambahkan buffer dan hari libur yang jatuh di rentang produksi dan kirim.
- Tulis janji sebagai rentang hari, bukan tanggal pasti.
- Kabari pembeli saat PO dibuka, saat paket dikirim, dan saat ada keterlambatan.
