Jawaban singkat: Lama proses pesanan toko online adalah waktu dari pembayaran sampai paket diserahkan ke kurir. Tentukan dari kapasitas packing harian dan jam potong pesanan, lalu sampaikan ke pembeli bersama estimasi waktu sampai dari kurir. Pembeli merasakan keduanya sebagai satu waktu tunggu, jadi jumlahkan, jangan hanya menyebut ETD kurir.
Komplain “kok lama banget?” bisa muncul walaupun kurir mengantar sesuai estimasi. Masalahnya ada di jam-jam pertama: pembeli mulai menghitung sejak transfer, sementara penjual baru menghitung sejak paket diserahkan. Pertengahan Januari, setelah libur akhir tahun, adalah waktu yang pas untuk menata ulang lama proses pesanan toko online milikmu.
Apa bedanya lama proses pesanan dan estimasi waktu sampai?
Lama proses pesanan dikendalikan toko, sedangkan estimasi waktu sampai dikendalikan kurir. Pembeli tidak membedakan keduanya, jadi kamu yang perlu memisahkan lalu menjumlahkannya.
Lama proses pesanan (sering disebut handling time) adalah waktu dari pembayaran sampai paket diserahkan ke kurir. Isinya konfirmasi pesanan, pengambilan barang, packing, cetak label, dan menunggu pickup atau mengantar ke gerai. Estimasi waktu sampai (ETD) adalah perkiraan kurir sejak paket diterima sampai tiba di penerima. ETD tetap estimasi, bukan jaminan, seperti dijelaskan di panduan arti estimasi waktu sampai (ETD) ongkir.
Misalnya tokomu butuh 1 hari untuk memproses pesanan dan layanan kurir yang dipilih punya ETD 2-3 hari. Dari sisi pembeli, waktu tunggunya 3 sampai 4 hari sejak bayar, bukan 2 sampai 3 hari seperti yang tertera di pilihan kurir.
Cara menentukan lama proses pesanan toko online
Mulai dari data harian tokomu, bukan dari janji kompetitor. Enam langkah berikut bisa kamu selesaikan dalam dua pekan.
- Hitung kapasitas packing per hari. Catat berapa paket yang benar-benar selesai dikemas pada hari biasa, bukan pada hari terbaikmu. Misalnya dua orang rata-rata menyelesaikan 40 paket sehari, maka pesanan ke-41 dan seterusnya otomatis jadi pekerjaan esok hari.
- Tetapkan jam potong pesanan, misalnya pukul 14.00. Pesanan yang dibayar sebelum jam itu dikirim hari itu juga, sisanya hari kerja berikutnya.
- Pisahkan produk siap kirim dan pre-order. Produk yang dibuat setelah dipesan butuh janji proses sendiri, seperti dibahas di panduan sistem pre-order.
- Cek jadwal pickup atau jam buka gerai drop off. Jam potong pukul 14.00 tidak berguna kalau kurir menjemput pukul 13.00. Di OngkirHub App (beta), kamu bisa memilih pickup dengan jadwal penjemputan atau drop off ke gerai, tergantung layanan.
- Tambah cadangan untuk hari libur. Jumat 16 Januari 2026 baru saja menjadi libur Isra Mikraj, dan berikutnya ada cuti bersama Senin 16 Februari serta libur Imlek Selasa 17 Februari 2026, menurut SKB 3 Menteri tentang libur nasional dan cuti bersama 2026.
- Uji selama dua pekan. Catat jam serah ke kurir untuk setiap pesanan, lalu sesuaikan janji proses dengan data itu.
Pengaturan batas waktu proses berbeda di tiap marketplace. Cek ketentuannya di Seller Center masing-masing sebelum mengubah janji di toko.
Contoh perhitungan estimasi sampai
Rumusnya sederhana: perkiraan sampai sama dengan tanggal serah ke kurir ditambah ETD layanan. Apakah ETD dihitung dalam hari kerja atau hari kalender umumnya mengikuti aturan kurir.
Contoh berikut memakai jam potong pukul 14.00 dan ETD layanan 2-3 hari. Angka ini contoh, bukan janji kurir mana pun.
| Jam bayar | Diserahkan ke kurir | ETD layanan (contoh) | Perkiraan sampai |
|---|---|---|---|
| Senin pukul 10.00 | Senin | 2-3 hari | Rabu sampai Kamis |
| Senin pukul 16.00 | Selasa | 2-3 hari | Kamis sampai Jumat |
| Selasa pukul 13.30 | Selasa | 2-3 hari | Kamis sampai Jumat |
Selisih enam jam pembayaran pada hari Senin menggeser perkiraan sampai satu hari penuh. Karena itu jam potong perlu ditulis jelas, bukan disimpan di kepala admin. ETD per layanan untuk rute tertentu bisa kamu lihat di cek ongkir sebelum menjanjikan apa pun ke pembeli.
Bagaimana menuliskannya di deskripsi toko dan chat?
Tulis dua angka secara terpisah, lalu sebut jumlahnya sebagai estimasi. Pembeli lebih mudah menerima kabar jujur yang konsisten daripada janji cepat yang meleset.
Untuk deskripsi toko: “Pesanan yang dibayar sebelum pukul 14.00 dikirim di hari yang sama, Senin sampai Sabtu. Setelah jam itu, pesanan dikirim hari kerja berikutnya. Estimasi sampai mengikuti layanan kurir yang dipilih, dihitung sejak paket diserahkan.”
Untuk balasan chat: “Halo Kak, pesanan sudah kami terima. Karena pembayaran masuk setelah pukul 14.00, paket kami serahkan ke kurir besok pagi. Estimasi dari kurir 2 sampai 3 hari setelah itu, jadi perkiraannya [hari]. Nomor resi kami kirim begitu paket diserahkan.”
Ganti [hari] dari tabel di atas sesuai hari pembayaran, lalu sesuaikan hari operasional dan ETD dengan kondisi tokomu. Kata “estimasi” dan “perkiraan” sengaja dipakai supaya kamu tidak terikat pada tanggal yang dikendalikan kurir.
Kapan lama proses pesanan perlu diubah?
Ubah janji proses begitu kondisi di dapur atau gudangmu berubah, bukan setelah komplain menumpuk. Lama proses yang jujur boleh berubah sementara, asalkan pembeli tahu sebelum membayar.
Beberapa pemicu yang umum:
- Promo atau tanggal kembar. Pesanan bisa melonjak dalam satu hari, sementara kapasitas packing tetap.
- Tim berkurang. Admin atau tenaga packing sedang cuti, sakit, atau pulang kampung.
- Bahan baku atau stok terlambat. Produk yang biasanya siap kirim berubah jadi menunggu stok.
- Jadwal kurir berubah. Jam pickup bergeser atau gerai langganan mengubah jam buka.
Saat mengubah, perbarui deskripsi toko, pesan otomatis, dan balasan template di chat sekaligus. Satu informasi yang berbeda di tiga tempat justru membuat pembeli bingung.
Kesalahan yang sering terjadi
Sebagian besar keluhan soal lama kirim berawal dari janji yang tidak dihitung.
- Menjanjikan “kirim hari ini” setelah jam potong. Pesanan pukul 17.00 yang dijanjikan kirim hari itu biasanya berakhir dengan permintaan maaf.
- Lupa hari libur dan cuti bersama. Tanggal merah menggeser serah ke kurir, padahal pembeli tetap menghitung hari.
- Menyamakan semua produk. Produk siap kirim dan pre-order butuh janji berbeda.
- Menyebut ETD sebagai janji. Kurir memberi estimasi, jadi teruskan sebagai estimasi.
- Tidak menyesuaikan saat pesanan naik. Kalau pesanan harian melewati kapasitas packing, perpanjang lama proses sementara daripada mengorbankan kualitas packing. Ritme harian yang rapi dibahas di panduan SOP pengiriman harian.
