Jawaban singkat: Rekap ongkir bulanan dibuat dengan mengumpulkan semua pengiriman sebulan dalam satu spreadsheet, menjumlahkan ongkir per kurir dan per minggu, lalu membandingkannya dengan ongkir yang dibayar pembeli. Kalau kamu memakai OngkirHub App (beta), daftar pengiriman dan riwayat saldo bisa diekspor ke CSV sejak 14 April 2026, jadi datanya tidak perlu disalin manual.
Maret 2026 adalah bulan yang padat: akhir Ramadan, Lebaran, lalu kembali bekerja setelah libur. Setelah semuanya terkirim, pertanyaan berikutnya biasanya muncul saat menghitung untung: berapa sebenarnya yang keluar untuk ongkos kirim (ongkir) bulan lalu? Kamu tidak butuh software akuntansi untuk menjawabnya. Spreadsheet dan data pengiriman yang rapi sudah cukup.
Kenapa perlu rekap ongkir bulanan?
Rekap ongkir bulanan menunjukkan berapa biaya kirim yang benar-benar ditanggung toko, bukan sekadar perkiraan. Angka ini sering berbeda dari yang kamu bayangkan, terutama kalau kamu sering memberi subsidi ongkir.
Dari satu rekap sederhana, kamu bisa menjawab beberapa hal penting:
- Biaya kirim rata-rata per pesanan. Angka ini dipakai untuk menentukan harga jual dan batas promo. Cara memasukkannya ke harga dibahas di cara memasukkan ongkir ke harga jual.
- Kurir yang paling sering dipakai. Kalau satu kurir mendominasi, kamu tahu layanan mana yang paling perlu dipantau tarif dan kinerjanya.
- Ongkir yang ditanggung toko. Selisih antara ongkir yang kamu bayar dan ongkir yang dibayar pembeli adalah biaya nyata yang memotong margin.
- Kecocokan saldo. Rekap memastikan setiap pemakaian saldo punya pengiriman yang jelas.
Data apa saja yang dibutuhkan?
Rekap yang berguna butuh data dari dua sumber: catatan pengiriman dan catatan penjualan. Tabel berikut merangkum data yang perlu dikumpulkan dan kegunaannya.
| Data | Dari mana | Kegunaan |
|---|---|---|
| Tanggal kirim | Daftar pengiriman | Mengelompokkan per minggu |
| Nomor resi dan nomor order | Daftar pengiriman | Mencocokkan dengan pesanan dan pembayaran |
| Kurir dan layanan | Daftar pengiriman | Menjumlahkan per kurir |
| Ongkir yang kamu bayar | Daftar pengiriman | Menghitung total biaya kirim |
| Ongkir yang dibayar pembeli | Catatan penjualan atau laporan marketplace | Menghitung selisih yang ditanggung toko |
| Cara bayar (saldo atau per resi) | Catatan pembayaran | Memisahkan top-up dari bayar per resi di riwayat saldo |
| Top-up dan pemakaian saldo | Riwayat saldo | Menghitung saldo awal dan akhir |
Kolom di file ekspor mengikuti aplikasi dan bisa berbeda dari tabel ini, jadi cek file yang kamu unduh lalu sesuaikan. Data yang tidak tersedia di file, termasuk ongkir yang dibayar pembeli, perlu kamu tambahkan dari catatan penjualan.
Cara rekap ongkir bulanan dari CSV
Urutan berikut memakai fitur ekspor CSV yang hadir di OngkirHub App (beta) sejak 14 April 2026. Kalau kamu mencatat pengiriman secara manual, mulai dari langkah ketiga.
- Buka daftar pengiriman di OngkirHub App (beta), lalu ekspor datanya ke file CSV.
- Ekspor juga riwayat saldo ke file CSV terpisah.
- Buka kedua file di aplikasi spreadsheet. Kalau semua data menumpuk di satu kolom, pakai fitur impor atau pisah teks ke kolom.
- Saring baris berdasarkan tanggal sehingga hanya bulan yang direkap yang tersisa, lalu simpan sebagai lembar baru.
- Tambahkan kolom minggu, misalnya minggu 1 untuk tanggal 1 sampai 7.
- Jumlahkan ongkir per kurir dan per minggu dengan rumus SUMIFS atau tabel pivot.
- Tambahkan kolom ongkir yang dibayar pembeli untuk setiap pesanan, lalu hitung selisihnya.
- Tulis ringkasan di bagian atas: total ongkir, jumlah pengiriman, rata-rata per pengiriman, dan total selisih.
Pengiriman marketplace yang memakai resi dari marketplace tidak ada di daftar pengiriman aplikasi. Rekap pengiriman itu dari laporan marketplace, lalu gabungkan dengan kolom sumber supaya tidak tercampur. Kalau kamu baru memakai aplikasinya, mulai dari Panduan Aplikasi.
Contoh hitungan
Contoh berikut memakai angka bulat hipotetis dan nama kurir samaran, bukan tarif resmi. Misalkan sebuah toko mengirim 120 paket dalam sebulan dengan total ongkir Rp3.600.000, atau rata-rata Rp30.000 per pengiriman.
| Kurir | Jumlah pengiriman | Total ongkir | Rata-rata per pengiriman |
|---|---|---|---|
| Kurir A | 50 | Rp1.800.000 | Rp36.000 |
| Kurir B | 40 | Rp1.200.000 | Rp30.000 |
| Kurir C | 30 | Rp600.000 | Rp20.000 |
| Total | 120 | Rp3.600.000 | Rp30.000 |
Dari catatan penjualan, ongkir yang dibayar pembeli bulan itu Rp3.000.000. Artinya toko menanggung selisih Rp600.000, sekitar 16,7% dari total ongkir atau Rp5.000 per pengiriman.
Selisih Rp5.000 per pengiriman itu bisa kamu tindak lanjuti dengan dua cara. Masukkan sebagian ke harga jual, atau kurangi jumlah paket dengan menggabungkan pesanan dalam satu paket untuk pembeli yang memesan beberapa kali.
Rekap per minggu dari contoh yang sama bisa terlihat seperti ini:
| Minggu | Tanggal | Jumlah pengiriman | Total ongkir |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 sampai 7 | 30 | Rp900.000 |
| 2 | 8 sampai 14 | 24 | Rp720.000 |
| 3 | 15 sampai 21 | 22 | Rp660.000 |
| 4 | 22 sampai 28 | 26 | Rp780.000 |
| 5 | 29 sampai 31 | 18 | Rp540.000 |
Pola mingguan membantu membaca ritme toko. Minggu dengan pengiriman terbanyak bisa jadi tanda promo yang berhasil, atau sisa pesanan setelah libur yang baru terkirim.
Bagaimana mencocokkan riwayat saldo dengan pengiriman?
Rumus dasarnya: saldo akhir sama dengan saldo awal ditambah top-up, dikurangi pemakaian saldo. Kalau angka di rekap sama dengan saldo yang tampil di aplikasi, catatanmu sudah rapi.
Pengiriman yang dibayar per resi, yang tersedia sejak 3 Maret 2026, juga muncul di riwayat saldo: pembayarannya tercatat sebagai isi saldo lalu langsung terpakai untuk resi itu. Karena itu, total isi saldo di riwayat bisa lebih besar dari top-up yang kamu lakukan sendiri. Pisahkan keduanya saat mencocokkan, misalnya dengan kolom cara bayar di spreadsheet.
Kalau ada selisih, periksa satu per satu. Cari pengiriman yang janggal di aplikasi berdasarkan nomor resi, nomor order, atau nama penerima, lalu bandingkan ongkir di detailnya dengan angka di spreadsheet. Selisih kecil sering berasal dari baris yang terhapus atau tersalin dua kali saat mengolah file, atau dari pengiriman bulan lain yang ikut terhitung.
Melanjutkan contoh di atas, misalkan 90 pengiriman dibayar dari saldo senilai Rp2.700.000 dan 30 pengiriman dibayar per resi senilai Rp900.000. Kalau saldo awal Rp400.000 dan top-up bulan itu Rp2.500.000, riwayat saldo mencatat isi saldo Rp3.400.000 (Rp2.500.000 top-up ditambah Rp900.000 bayar per resi) dan pemakaian Rp3.600.000, sehingga saldo akhirnya Rp200.000. Total ongkir tetap Rp3.600.000.
OngkirHub App (beta) tanpa biaya layanan. Kamu membayar ongkir kurir dan biaya payment gateway saat top-up atau bayar per resi, jadi catat biaya payment gateway sebagai baris tersendiri agar total biaya kirimmu lengkap.
Kesalahan yang sering terjadi
Rekap yang salah lebih berbahaya daripada tidak ada rekap, karena keputusan harga ikut keliru.
- Mencampur pengiriman marketplace dan non-marketplace tanpa penanda. Tambahkan kolom sumber supaya total per kanal bisa dipisah.
- Menganggap semua isi saldo di riwayat adalah top-up. Sebagian bisa berasal dari bayar per resi, sehingga top-up yang kamu lakukan sendiri tampak lebih besar dari yang sebenarnya.
- Lupa ongkir yang ditanggung saat promo. Subsidi ongkir dari toko adalah biaya, catat sebagai selisih.
- Mengedit file ekspor asli. Simpan file asli, lalu kerjakan rumus di salinannya.
- Menunggu akhir tahun. Rekap setahun sekaligus membuat selisih kecil sulit dilacak. Biasakan rekap di minggu pertama setiap bulan.
