Jawaban singkat: Untuk kirim hampers ke banyak alamat, kumpulkan dulu data penerima dari klien dalam format seragam, cek kelurahan dan kode pos setiap alamat, lalu buat satu resi per penerima. Setelah semua resi terbit, cetak labelnya sekaligus, tempel sambil mencocokkan nama di kartu ucapan, dan kirim rekap nomor resi ke klien dalam satu file.
Menjelang akhir tahun, pesanan hampers kantor biasanya datang dengan satu permintaan tambahan: “tolong kirim langsung ke alamat masing-masing karyawan dan rekanan kami.” Lima puluh kotak yang sama bisa berakhir di lima puluh alamat berbeda. Bagian yang sering bikin repot jarang ada di dapur, melainkan di data alamat yang berantakan, label yang tertukar, dan klien yang menanyakan status satu per satu.
Data apa yang perlu diminta dari klien?
Minta enam kolom yang sama untuk setiap penerima, dalam satu file spreadsheet, sebelum kamu mengirim penawaran final. Format yang seragam sejak awal menghemat waktu saat menghitung ongkir dan membuat resi.
Tabel berikut berisi kolom yang sebaiknya ada di template untuk klien.
| Kolom | Isi yang diminta | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Nama penerima | Nama lengkap, bukan inisial | Kurir mencocokkan nama saat serah terima |
| Nomor HP | Nomor aktif yang bisa dihubungi kurir | Kurir menelepon bila alamat sulit ditemukan; cek resi JNE memakai 5 digit terakhirnya |
| Alamat | Jalan, nomor, RT dan RW, nama gedung, lantai | Alamat kantor sering perlu nama gedung dan lantai |
| Kelurahan | Ditulis lengkap, tanpa singkatan | Tujuan pengiriman dipilih sampai tingkat kelurahan |
| Kode pos | Lima digit | Memastikan kelurahan yang dipilih memang benar |
| Catatan | Jam kantor, titip resepsionis, isi kartu ucapan | Mengurangi gagal kirim saat kantor tutup |
Kirim template ini ke klien sejak awal. Kalau daftar datang lewat chat dalam format bebas, rapikan dulu ke kolom yang sama sebelum menghitung apa pun. Contoh penulisan alamat yang lengkap ada di cara menulis alamat pengiriman.
Cara kirim hampers ke banyak alamat
Alurnya tujuh langkah, dari mengecek alamat sampai menempel label. Di OngkirHub App (beta), setiap resi dibuat per penerima: alamat diketik satu per satu atau dipilih dari buku alamat, karena tidak ada fitur unggah file pesanan. Sisihkan waktu input yang cukup dalam jadwalmu.
- Cek setiap alamat di daftar: pastikan kelurahan dan kode pos cocok, lalu tandai alamat yang belum lengkap untuk ditanyakan ulang ke klien.
- Hitung ongkir per alamat dengan cek ongkir, lalu masukkan ke penawaran sebagai ongkir per alamat atau per zona. Hasil cek ongkir adalah estimasi, dan harga final terkunci saat kamu konfirmasi resi.
- Siapkan saldo sesuai total estimasi ongkir, atau pakai bayar per resi. Untuk pesanan besar, kamu bisa mengajukan batas top-up dan saldo yang lebih tinggi lewat verifikasi usaha, yang ditinjau tim OngkirHub.
- Simpan alamat yang akan dipakai lagi, misalnya kantor pusat dan cabang klien, ke buku alamat supaya pesanan berikutnya lebih cepat.
- Buat resi untuk setiap penerima di OngkirHub App (beta). Kalau jumlahnya puluhan, bagi tugas input dengan anggota tim yang kamu undang sebagai staf.
- Cetak semua label sekaligus lewat cetak label massal: pilih pengiriman dari daftar, lalu cetak dalam satu kali cetak di kertas thermal 100 mm.
- Tempel label sambil mencocokkan nama di label dengan nama di kartu ucapan, lalu serahkan paket lewat pickup atau drop off sesuai layanan.
Per 9 September 2026, kurir yang bisa dipesan di aplikasi adalah JNE, J&T Express, SiCepat, POS Indonesia, Paxel Sameday untuk rute tertentu, dan SPX Express Standard. Kurir dan layanan yang muncul tergantung rute dan berat. Pengaturan printer untuk cetak massal dibahas di cara cetak label pengiriman massal.
Contoh jadwal produksi dan kirim untuk 50 alamat
Jadwal berikut adalah contoh untuk 50 kotak hampers dengan satu dapur produksi. Sesuaikan dengan kapasitasmu, dan jangan menjanjikan tanggal sampai karena estimasi kurir bisa bergeser.
| Hari (contoh) | Kegiatan | Hasil |
|---|---|---|
| Hari 1 | Terima daftar penerima, cek kelengkapan alamat | Alamat bermasalah dikonfirmasi ulang ke klien |
| Hari 2 | Hitung ongkir per alamat, kirim penawaran final | Klien menyetujui harga hampers dan ongkir per zona |
| Hari 3 sampai 5 | Produksi, packing, selipkan kartu ucapan | 50 kotak siap, diberi nomor urut sementara |
| Hari 6 | Buat 50 resi, cetak label massal, tempel label | Setiap kotak punya label dan nomor resi |
| Hari 6 atau 7 | Pickup atau drop off | Paket diserahkan ke kurir |
| Hari 7 | Ekspor daftar pengiriman, kirim rekap ke klien | Klien menerima nomor resi semua penerima |
Kalau isinya kue basah atau makanan dengan umur simpan pendek, geser produksi sedekat mungkin ke hari kirim, dan pilih layanan dengan estimasi yang sesuai. Nomor urut sementara di kotak membantu tim packing tidak tertukar sebelum label tertempel. Cara mengemas toples dan isi yang mudah pecah ada di packing hampers toples kaca.
Bagaimana cara melaporkan status ke klien?
Kirim satu rekap berisi nama penerima dan nomor resinya, lalu kabari ulang hanya bila ada kendala. Klien korporat umumnya lebih menghargai satu file rapi daripada puluhan pesan terpisah.
Di OngkirHub App (beta), daftar pengiriman bisa dicari berdasarkan nomor resi, nomor order, atau nama penerima, disaring per status, lalu diekspor ke CSV. Buka file itu di spreadsheet, sisakan kolom yang dibutuhkan klien, dan kirim sebagai lampiran.
Untuk penerima yang bertanya langsung, bagikan link hasil lacak dari cek resi. Link ini berlaku 3 hari, dan resi yang dibuat lewat OngkirHub bisa dilacak di cek resi apa pun kurirnya. Perubahan status juga muncul di menu Notifikasi aplikasi, jadi paket yang gagal kirim atau tertahan bisa kamu tindak lanjuti lebih cepat.
Data ekspor yang sama bisa dipakai untuk rekap ongkir bulanan dan untuk mencocokkan tagihan ongkir ke klien.
Kesalahan apa yang sering terjadi?
Pesanan hampers ke banyak alamat jarang gagal karena satu hal besar. Biasanya karena beberapa hal kecil yang menumpuk di hari pengiriman.
- Data alamat tidak seragam. Sebagian penerima menulis kecamatan, sebagian hanya nama gedung. Hasilnya, waktu input habis untuk menebak.
- Label tertukar. Kotak hampers terlihat identik. Tempel label per kelompok sepuluh kotak sambil mencocokkan nama di kartu ucapan.
- Lupa ongkir per alamat di penawaran. Satu angka ongkir rata-rata untuk semua penerima bisa menggerus margin bila banyak alamat ada di luar pulau. Misalnya kamu memasang Rp20.000 per kotak, padahal sepertiga alamat ongkirnya jauh di atas itu (angka ini contoh, bukan tarif resmi).
- Menjanjikan tanggal sampai ke klien. Sampaikan estimasi dari kurir sebagai estimasi, terutama menjelang musim ramai akhir tahun.
- Nomor HP penerima kosong. Kurir sulit menghubungi penerima di kantor yang besar, dan cek resi JNE membutuhkan 5 digit terakhir nomor HP penerima.
Intinya
- Minta data penerima dalam enam kolom yang sama sebelum penawaran final.
- Hitung ongkir per alamat atau per zona, bukan satu angka untuk semua.
- Buat satu resi per penerima, lalu cetak semua label sekaligus dan cocokkan dengan kartu ucapan.
- Kirim satu rekap nomor resi dari ekspor CSV, dan pakai link hasil lacak untuk pertanyaan per penerima.
